–  Está considerado como el primer edificio del Continente Americano diseñado ex profeso para ser archivo.
–  Es un importante legado que la administración de Gabino Cué, Gobierno Federal y sociedad civil dejan al pueblo de Oaxaca y de México.

Oaxaca.- La culminación de los trabajos y entrega de la Ciudad de los Archivos al pueblo de Oaxaca, es una oportunidad para que la sociedad oaxaqueña conozca su historia a través de los compendios bibliográficos que datan de hace cinco siglos, mismos que a partir de este miércoles 9 de noviembre están resguardados en el Archivo Histórico de Oaxaca, sitio considerado como el primer edificio del Continente Americano diseñado ex profeso para ser archivo.

La obra inaugurada por el Gobernador Gabino Cué Monteagudo, Don Alfredo Harp Helú, Presidente Vitalicio de la Fundación que lleva su nombre y la Doctora María Isabel Grañén Porrúa, es el segundo espacio más importante de México después del Archivo General de la Nación, debido al gran acervo documental con que cuenta, mismo  que data del año 1574.

Pero para que estos documentos, mapas, fotografías y pinturas que el Gobierno del Estado  recibió en malas condiciones físicas pudieran estar nuevamente disponibles para su consulta, tuvo que realizarse un trabajo intensivo a través de Asociación Civil Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, donde participaron más de 40 personas en el ordenamiento, clasificación, estabilización y restauración de nuestro patrimonio histórico.

Historia del Archivo del Poder Ejecutivo del Estado

A principios del siglo XIX, el Archivo estuvo almacenado en uno de los patios del Palacio de Gobierno. Ahí sobre inadecuada estantería y siguiendo un orden cronológico que se perdía constantemente, se colocaban en paquetes los documentos generados por las dependencias.

El 25 de junio de 1833 se ordenó trasladarlo al Convento de Santo Domingo de Guzmán para evitar extravíos, para después en la administración del Gobernador Juan Jiménez Méndez, llevarlos a otro local.

Con este cambio de sede, los peones que se encargaron de la mudanza, volcaron sobre el empedrado, uno sobre otro, legajos y expedientes que al caer quedaron en un montón de papeles rotos haciendo una mezcla incomprensible de asuntos y fechas. Se dio entonces la orden de destruir todo aquello que no tuviera utilidad práctica.
Esta situación provocó una rapiña desmedida, ya que en los alrededores de Palacio de Gobierno se vendían fragmentos de expedientes, o bien, en algunos establecimientos envolvían sus artículos con documentos importantes.

Lo que hizo la ignorancia, lo consumó la mala fe de algunos individuos que aprovecharon el desorden para apropiarse de documentos probatorios de problemas agrarios, deslinde de tierras, etcétera.

Entre los antecedentes del Archivo del Estado, consta que en febrero del año 1834 se comenzó a elaborar un registro general, siendo uno de los primeros trabajos de organización que se realizaron en el acervo.

El decreto del 26 de junio de 1844 establecía que, a fin de año, todas las autoridades y los encargados de las oficinas estaban obligados a formar los inventarios de sus archivos por ramos y años, tomando en consideración desde el documento más antiguo hasta el más reciente.

Esta disposición pretendía garantizar que leyes, decretos, órdenes, circulares, causas, expedientes y toda clase de documentos oficiales, se mantuvieran íntegros a pesar de los cambios de los funcionarios.

En años posteriores, la organización de los documentos continuaba siendo un asunto prioritario de la administración pública, pues incluso en 1868 se estableció una autorización al Poder Ejecutivo para realizar los gastos que fueran necesarios en el arreglo de los archivos y la compilación de leyes y decretos.

No obstante, aparte de los problemas financieros, otra de las dificultades que existían en cuanto al adecuado manejo y conservación de los archivos, era el incumplimiento de las mismas leyes. En 1877 se exhortaba a la observancia de las prevenciones establecidas desde 1825 para la organización de los archivos.

En el año 1889 se retomó el decreto de 1844 para indicar que se debían formar inventarios de los documentos cuando algún empleado hiciera entrega de su oficina respectiva, tal como se había establecido 45 años antes.

Cuando se restableció el gobierno en la capital oaxaqueña, después de concentrarse en el puerto y ciudad de Salina Cruz, se creó el departamento de Estadística y Archivo. Esto ocurrió el 19 de marzo del año  1916.  En ese entonces, el Archivo del Estado se encontraba almacenado en el Palacio de los Poderes.

En el mismo año se presentó un proyecto para la formación de un archivo por cada sección de Hacienda, lo cual nos remite otra vez a la importancia que tenían los archivos administrativos, es decir, aquellos que se encontraban en las oficinas para facilitar la misma administración pública.
El proyecto pretendía que cada día los oficiales primeros de cada sección organizaran los documentos en carpetas denominadas: Asuntos del día, Asuntos pendientes y Asuntos en tramitación. Todo negocio debía formar un expediente en orden cronológico, desde el inicio hasta la conclusión del asunto; por eso a cada minuta se anexaban sus respectivas contestaciones.

En la carátula se pondría la fecha de iniciación, de conclusión, asunto principal y el número de fojas. Al final se tenía que foliar, coser y anotar la leyenda “archívese”. Después se tomaría un registro de cada uno en un libro índice. Los documentos se coleccionarían por orden en fechas y números, pues luego constituirían un bulto atado con una inscripción en el lomo con año, mes y número, el cual se llevaría al Archivo General.

No se tiene certeza de que el proyecto se aprobara, pero lo cierto es que aún se conservan las portadas de los expedientes con anotaciones semejantes a las que se describen, lo cual indicaría que en la práctica ya se llevaban a cabo esas medidas de organización en cada uno de los departamentos y, quizá, los procedimientos expuestos no fueran exclusivamente ideados para dichos archivos.

En tiempos más recientes la organización del archivo había dado por resultado la identificación de veintiún fondos que se encuentran a consulta, entre ellos: Ramo de Juzgado, en donde estuvieron agrupados por mucho tiempo los documentos coloniales; Alcaldías Mayores; Real Intendencia; Obispado de Oaxaca; Tesorería Principal; Tesorería General; Censos y padrones; Colección Juárez I; Colección Juárez II; Colección Impresos; Eclesiástico siglo XIX; Gobernación siglo XIX y Secretaría de Gobierno (Porfiriato), entre otros.

Hasta aquél momento, una gran parte ni siquiera se encontraba disponible para su consulta, pero ahora como resultado de este proyecto emprendido por la iniciativa del Gobernador Gabino Cué Monteagudo, con la colaboración de la Fundación Alfredo Harp Helú Oaxaca y Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México A. C, se identificaron los fondos Gobierno, Hacienda, Milicia, Justicia y Registro Civil para beneficio de los investigadores y de cualquier persona interesada en la historia de Oaxaca.

Finalmente, dichos documentos, mapas, fotografías y pinturas están nuevamente al alcance de los estudiosos, investigadores y ciudadanía en general, para que puedan conocer a través de ellos, el devenir de la historia de la administración pública de Oaxaca.